BESTYRELSESMØDE 20/06-2017

Fremmødte: Belinda, Julie, Kia, Jeanette, Sabrina og Maria.

Belinda overtager lenes opgaver med forældre kontakt og underviserne.

Julie ordner et ringbind til hallen med lister over elever samt fremmøde til undervisning.

STÆVNE OPFØLGNING:

Der er et godt overskud fra sidste stævne.

Ud fra spørgeskemaernes resultat kan vi se at det som folk mest kommentere på er:

- Parkering: dette kan vi ikke gøre så meget bedre da folden som nu bliver brugt er eneste ordentlig mulighed vi har for at kunne rumme så mange biler med trailer.

- Rydelighed, renlighed og sikkerhed: det er ikke uddybet nærmere, men vi tænker at det kan være toiletterne som ikke holdes rene nok under stævnet. Dette vil vi være bedre til at få gjort næste gang.

Til næste stævne eller arrangementer skal vi være bedre til at få lavet samme portionsstørrelser så der ikke er så stor forskel al efter hvem der måler af.

Vi snakker om at lave udstillingsmodel eller billede af burger menu så folk kan se hvad der er i burgeren.

Peter skal kontaktes ang. strøm idet at strømmen går under stævnet fordi strømboksen ikke kan klare at der bliver sat så meget forskelligt til strøm samtidig.

Der har været snak om madkuponer til hjælpere så man får noget bestemt al efter hvor lang tid man hjælper.

Erfaring er at der skal hænges hjælperlister op i stalden så de bliver mere synlige for folk i håbet om at flere vil skrive sig på.

ANDET:

Alle klager skal ske skriftlig til hejlsminderideklub@hotmail.com på denne måde sikres det at klagerne bliver husket samt givet et svar.

Ridelejr: indtil videre er der 14-15 tilmeldte og der håbes på flere tilmeldinger.

Sommerfest: Der er stadig manglende tilmeldinger, men har forlænget tilmeldingsfristen i håbet om flere tilmeldinger. Det er spørgsmålet om der skal lejes telt eller hvor vi evt. skal holde det henne hvis der kommer flere mennesker end der kan være i rytterstuen. Dette arbejdes der videre på når vi får de sidste tilmeldinger.

UNDERVISERE: Der skal søges nye undervisere i stedet for Lene og Kia.

NÆSTE MØDE 13 AUGUST. KL 12.00.

 

Bestyrelsesmøde d. 4/6-17

Tilstædeværende: kia, julie, vibeke, maria, jeanette og jane

Kassen: der er forsvundet penge fra kassen efter et kursus arrangement. Der skal findes ud af hvordan dette kan lade sig gøre.

Der snakkes om at folk i cafteriet skal være over 18 år. Der skal laves opslag omkring at der vil blive holdt øje og at alle skal være med til at holde øje. – vibeke laver dette opslag.

Pippihold: har fået tilbudt fredag kl. 16.30 i stedet for søndag hvor der er stævne.

Toiletter: Der laves et opslag om der er nogen der vil overtage fra kia.

Forslag: velkomst folder til dem der har halkort. – regler for hvordan man opfører sig i ridehallen. (sabrina bliver spurgt om hun vil lave den)

Lort i hal og på bane: Vi skal bare blive ved med at følge op på det.

STÆVNE:

Kia: står for afspæring og skilte til parkering.

Maria: står for at male hegn og skur.

 

Bestyrelsesmøde 6/5-17

1. Valg af ordstyrer

· Vibeke

2. Opfølgning fra sidst

· Velkomstbrev: folderen er næste færdig. Der skal laves lidt billedændringer og dato ændringer. Det bliver sådan at den bliver hængt på boksen når nye kommer.

· Køb af ram a dine: dette er udskudt da ejer selv gerne vil bruge den lidt hverdags formiddag. Der kan stadig være part på den samtidig med at ejer selv rider den.

· Pippihold: der er opbakning. Prøvetime bliver 21. maj kl. 10.00. Kontakt er til Kia.

· Der er kontakt til Peter: vi har valgt at sende dato til Peter. Deltager fra bestyrelsen er Julie, Vibeke og Maria.

3. opfølgning fra stævne

· Meget ros er modtaget.

· Stævnet har givet et overskud på ca. 5500 kr.

· Der vil fremadrettet være mere faste passes på cafeteriet Kia og Mette. Der vil stadig være ønske om at der er andre frivillige som vil hjælpe, men Kia og Mette har overblikket.

4. opfølgning diverse arrangementer

· onsdagsmad: det bliver kun 2 gange om måneden fra nu.

· Kursus: det var succes med cafeteriet og det vil blive holdt åben til alle kurser.

5. ridemærker

· Kia arbejder videre med dette. Der er stor opbakning og forespørgsel på disse mærker.

6. næste stævne

· lørdag og søndag i uge 23.

· Der vil blive mulighed for leje af boks i denne weekend.

· Der vil blive arbejdet på overnatningsmulighed i denne weekend. Dette skal ske i telt på foldene.

· Kursus i nyt stævneprogram: der er mulighed for dette 20 maj. Dog er der ikke meldt til da det måske bliver for meget i forhold til at der snart er stævne igen og stævneudvalget vil gerne være ordentlig klædt på og ønsker derfor at afvikle stævnet med det gamle program.

7. udvalg

· Vi hjælper hinanden på tværs og man må godt tilbyde sin hjælp.

8. hjemmeside

· Der er snakket med store ord overfor udbyderne. Og der arbejdes videre.

9. ridelære efter sommer

· Lykke er spurgt- men på nuværende tidspunkt har hun ikke mulighed for at tage holdene.

· Charlotte Malik kunne være et bud.

10. sommerferie elevskole

· elevhest har sommerferie 1 måned. Dette er også den fremadrettede plan. På denne måde er det kun juli måned hvor der er ferielukkede.

11. cafeteriet

· Materialer fra jens skal afhentes lige efter det er lavet. Sabrina vil give besked hvornår det kan laves og afhentes. Derefter finder Maria eller Vibeke ud af afhentning.

12. ridelejr

· Der skal hjælpere til ellers går det lidt galt. Vi er nogle stykker som har tilbudt og vi kigger på det når vi kommer tættere på.

· Peter ønsker at det bliver en del af ridelejr at ungerne skal være med til noget staldarbejde – dette er ikke noget problem.

13. sommerfest

· Skal være en hygge aften hvor hele familien.

· Der skal laves personlige invitationer.

· Dato: fredag 30 juni.

· Maria er tovholder.

14. evt.

· Frederikke skal i gang med at bruges mere idet at den ikke har godt af kun at være i gang to timer om ugen. – skal der findes en rytter som kan holde den lidt i gang.

· Forespørgsel: hvis ens hest smadre spejlet hvem står så med regningen. – det undersøges.

· Gardiner til spejl: kommer når der er penge til det.

· Trillebøre til udendørsbanen – Peter skal sørge for dette.

· mobil under ridning: det er til egens sund fornuft.

· Gødningsprøver: koster 120 kr. pr. pony/hest – 19 maj indsamles disse.

· Førstehjælpskasse – Ridehus. – skal der findes ud af

· Førstehjælpskursus: der bliver arbejdet på at vi får et godt tilbud på sådan et kursus.

· Brandslukker: skal der snakkes med Peter om.

· Sikkerhedsveste – refleks: 15 maj får Vibeke udleveret disse og tager dem med i stalden.

· Juniorudvalg: ønsker at deltage mere i aktiviteter hvis der er nogen der har brug for hjælp: kunne være sommerfest og ridelejr.

 

Bestyrelsesmøde 25/03-17

Tilstedeværende: Jeanette, Sabrina, Vibeke, Kia, Julie og Maria.

OPDATERING FRA SIDST:

Stævne: der er sendt ud til de andre klubber og de har sagt at de nok skal hænge det op på deres steder.

Der er bestilt dommere til stævnet.

Telefon og computer er sponsoreret af Belindas eksmand. De er ved at finde ud af hvilket mobil selskab der skal bestilles. Oister er det som er blevet valgt og det er aftalt at det bliver i Julies navn men med klubbens kort oplysninger for at spare på betalingsgebyr.

Stopur og fløjte mangles stadig, men vil blive indkøbt inden stævnet.

Velkomst brev er næsten færdig. Der mangler de sidste ting som er ved at blive ordnet så folderen kan blive printet.

Betaling af ram a din – var aftalt til afdrag på 3 måneder. Dette skal der lige følges op på da der måske er ændringer i salget af den.

Kursus: 20/5 er der kursus for stævnefolkene. Klubmodul kursus er ikke bestilt endnu til Vibeke og Maria da de ønsker at arbejde lidt med programmet inden så der findes spørgsmål inden kursus.

Cafeteria: der bliver forsat lavet aftensmad om onsdagen. Der er handlet plastic bestik som står fremme så der er bestik til når cafeteriet er lukket.

Cafeteriet er lukket fremadrettet når Kia/bestyrelse ikke er der af hygiejne hensyn.

Der er et lille overskud når cafeteriet holder åbent både i hverdagen og i weekenden. Bestyrelsen håber selvfølelig at tilslutningen til cafeteriets nye åbninger bliver større med tiden og derved øges overskuddet.

Slikautomaten er solgt.

Cecilies far vil gerne være med til at sponsorere mad til ridelejr til sommer.

UNDERVISNING: Sabrina afholder en erstatningstime for Helles mandagshold. Samtidig bliver de vurderet om de er klar på at rykke videre til mere øvede hold.

Børnehold: der bliver lavet opslag som vil blive delt ud til børnehaver, dagplejer og skoler.

SPONSORATER:

Der bliver arbejdet videre med dette.

MAIL OM: repræsentantskabsmøde:

Da det afholdes samtidig med vores eget stævne og mange fra bestyrelsen deltager så er vi i gang med at finde ud af om der er nogen fra bestyrelsen som kan deltage.

KONTRAKT MED PETER:

De gamle kontrakter er gennemgået for at få indsigt i hvordan det har set ud tidligere.

Bestyrelse ønsker genforhandling og møde med Peter.

Julie tager kontakt til Peter.

ANDET:

Ryttermærker: der er spurgt om vi vil holde ryttermærker og der arbejdes på dette.

Kia kontakter Annemette omkring ryttermærker og afholdes af dette.

NÆSTE MØDE: 6 MAJ 2017 kl. 10.

 

Bestyrelsesmøde 27. februar 2017.

Tilstedeværende: Julie, Sabrina, Jeanette, Lene, Kia, Vibeke & Maria.

1. Valg af formand:

· Julie

2. Valg af næstformand

· Sabrina

3. Valg af kassér

· Vibeke

4. Valg af sekretær

· Maria

5. Valg af ansvarlig for juniorudvalget

· Jeanette

6. Uddeling af ansvarsområder

· Aktiviteter

v Jeanette

· Stævner

v Julie, Sabrina og Kia

· Elevponyer

v Julie og Kia

· Forældrekontakt og underviserkontakt

v Lene

· Kontakt til Peter

v Julie

· Cafeteria

v Kia

· Hjemmeside/facebook side

v Maria

7. Opsummering på generalforsamlingen:

· Der blev ydret ønske om en velkomstfolder til nye opstalder såvel som nye ryttere. Der vil fra bestyrelsen side blive arbejdet med ideer til folder så der hurtigst muligt kan komme et færdigt produkt.

· Der var fra salen ideer omkring supermarkeds aftaler. Dette har Kia og Lene lovet at arbejde videre med.

· Der var ønske om at de nye vedtægter samt referater af bestyrelsesmøder blev tilgængelig på HMR hjemmesiden. Dette vil Maria hurtigst muligt få opdateret så ønsket bliver opfyldt. Udover dette er bestyrelsen blevet enig om at hjemmesiden skal opdateres løbende samt gennemgås for yderligere oplysningers opdatering.

· Der var ønske om en mikroovn i cafeteriet til fri afbenyttelse. Denne vil Vibeke gerne give HMR og den vil blive sat op hurtigst muligt.

· Emnet hunde løse / i sno blev taget op og dette har bestyrelsen besluttet at reglen hedder ALLE HUNDE I SNOR.

· Brugen af refleksvest ved trækning med heste ønskes af forsamlingen. Vibeke vil prøve at fremskaffe nogle veste som kan hænge frit tilgængelig i stalden.

· Der blev spurgt til klubbluserne samt logo udseende. HMR logoet vil forblive som tidligere har bestyrelsen besluttet. Der vil blive lavet en ny spørgerunde angående ønsker om køb af bluse så der er mulighed for tilmelding af personer som endnu ikke har modtaget blusetilbud.

· Rengøring af toiletter fratræder Sabrina, men Mette meldte sig frivillig til at overtage denne opgave. Der er gennemgået lagerbeholdning af rengøringsmidler mm. af Mette og Kia og der er indgået aftale om at Kia styrer indkøb af rengøringsmidler.

· Der blev påtalt at svar på spørgsmål fra tidligere bestyrelse blev opfattet som værende negativt. Dette vil den nye bestyrelse have med i tankerne ved kommende svar. Der skal svares ordentligt og i en god tone. Hellere ventet to minutter med at svare end kort svar som kan opfattes negativt.

8. Velkomstkuvert

· Præsentation af bestyrelsen

· Præsentation af undervisere

· Regelsæt

· Velkomstbrev med praktiske oplysninger

9. Regelsæt:

· Regelsættet er gennemgået og rettet. Julie har påtages sig opgaven at renskrive disse.

10. Sponsorater/fonde

· Baneplaner

· Udendørsbane

v Bestyrelsen har brugt tid på at finde forskellige fonde hvor der vil blive søgt sponsorater til begge ønsker (baneplaner samt udendørsbane.)

11. Nye børnehold:

· Bestyrelsen mener at det vil være en god ide med en gratis prøvetime for at ”lokke” nye ryttere til.

· Der vil denne dag være åbent i cafeteriaet.

· Prisforslag: 200 kr. om måneden – og ingen medlemsbetaling samt halkort.

· Holdets navn er ikke fastlagt endnu, men der arbejdes på at finde et navn som er sjovt.

12. Eventuelt:

· Aktivitetsudvalget: vil høre medlemmer om ønsker til aktiviteter og vil derefter arbejde videre ud fra disse ønsker.

· Der er blevet spurgt om HRM ønsker at afholde polterabend og dette har bestyrelsen valgt at sige ja tak til.

· Ny rytter: Der kommer ny rytter som skal have en prøvetime mandag d. 6/3-17 fra kl. 17-18. Pigens mor er kontaktet ang. denne prøvetime og underviser Lene er blevet informeret om den nye rytter.

· For at HMR kan være klar til at afholde stævner er der noget udstyr som skal fremskaffes. (mobil til mobilpay, stopur, computer og internet.) Dette udstyr prøver bestyrelsen at fremskaffe.

· Nogle bestyrelsesmedlemmer skal på kursus i forhold til deres poster. Der arbejdes videre med dato for disse.

· 18/3 vil der blive afholdt oprydningsdag på HRM. Line Thorning har tilbudt at komme med deres baneplaner, hvilket der er blevet sagt ja tak til. Der vil komme et opslag op og hænge ang. denne dag.

· Efter eget valg stopper Jacob som smed for elevhesten – bestyrelsen er blevet enig om at Strib Beslagsmed overtager smedearbejdet på elevhestene.

Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 25 marts kl. 12

 

 
 Her vil der blive lagt referater ind fra Bestyrelsesmøderne 

Referat af generalforsamling 25.02.2016

 
Referat af Bestyrelsesmøde den 07.03.2016
 
 
 
Referat af Bestyrelsesmøde den 18.04.2016
 

Seneste nyt

Kommende events